Аутстаффинг в ИТ: зачем нужен бизнесу

Практика аутстаффинга ИТ-персонала позволяет компаниям гибко управлять своими кадровыми ресурсами и решать множество бизнес-задач. В статье рассказываем, что это такое, как устроен процесс и как выбрать хорошего поставщика аутстаффинговых услуг.

Что такое аутстаффинг

Аутстаффинг (подбор персонала) в ИТ — это метод найма, при котором компания (заказчик) арендует специалистов у другой компании (поставщика аутстаффинговых услуг). При этом сотрудники выполняют свои обязанности непосредственно в компании–заказчике, но формально остаются в штате аутстаффера.

Это как каршеринг для сотрудников, только бизнес берет в аренду не машину, а специалиста. Он работает на заказчика, но все формальности с трудоустройством и выплатами берет на себя другая компания.

В чем разница между аутсорсингом и аутстаффингом

Аутсорсинг и аутстаффинг — два популярных термина в современном бизнесе, которые часто взаимозаменяются. Однако, несмотря на сходство, эти понятия имеют существенные отличия. Ранее мы разбирали отличия между аутсорс- и инхаус-разработкой.

Почему компании выбирают аутсорсинг и аутстаффинг ИТ-специалистов

Дефицит квалифицированных кадров. Согласно данным, в 2024 году российским компаниям не хватает 4,8 млн сотрудников. При этом 83% организаций в сфере ИТ, связь и телеком испытывают кадровый голод. Такая ситуация вынуждает компании искать альтернативные способы привлечения талантов.

Высокая стоимость найма и удержания штатных сотрудников. Процесс поиска, найма и адаптации нового сотрудника требует значительных временных и финансовых ресурсов. Аутсорсинг и аутстаффинг позволяют компаниям избежать этих издержек.

Гибкость. ИТ-рынок характеризуется высокой динамичностью. Аутсорсинг и аутстаффинг позволяют компаниям быстро масштабировать команды в соответствии с меняющимися бизнес-потребностями, не привязываясь к долгосрочным контрактам. 

Фокус на основной деятельности. Передав часть функций внешним исполнителям, компании могут сосредоточиться на своих ключевых компетенциях и повысить свою конкурентоспособность.

Экономическая эффективность. Аутсорсинг и аутстаффинг позволяют компаниям оптимизировать расходы на персонал, особенно в периоды экономической нестабильности.

Как устроен аутстаффинг ИТ–специалистов

Внешний найм. Заказчик обращается в аутстаффинговую компанию, чтобы получить команду или отдельного разработчика для проекта. Специалисты подбираются в зависимости от конкретных требований — стек технологий, опыт работы, наличие необходимых сертификатов. 

Административная ответственность. Разработчики формально числятся в штате аутстаффинговой компании, которая занимается всеми вопросами трудоустройства: от выплаты зарплаты и налогов до отпуска и страхования. Это снижает административные затраты и усилия для заказчика.

Гибкость сроков и состава команды. Аутстаффинг удобен для краткосрочных и долгосрочных проектов. Если в процессе потребуются дополнительные ресурсы или наоборот — можно легко адаптировать команду, увеличивая или уменьшая количество специалистов в зависимости от текущих потребностей.

Контроль заказчиком. Хотя разработчики юридически относятся к аутстаффинговой компании, они работают под прямым контролем клиента. Заказчик распределяет задачи, следит за выполнением работы и отвечает за результат. Это позволяет компаниям полностью управлять проектом и интегрировать специалистов в свою структуру.

Быстрая адаптация. Аутстаффинговая компания подбирает специалистов, которые сразу готовы влиться в команду и приступить к работе, что сокращает время на адаптацию. Обычно, разработчики уже имеют опыт в аналогичных проектах, что позволяет им быстро включаться в процесс.

Прозрачные траты. Обычно плата за услуги разработчиков фиксирована и прозрачна. Заказчик платит только за время работы специалиста, без скрытых расходов на налоги, отпускные или больничные. Это упрощает планирование бюджета и позволяет точно контролировать затраты на проект.

Условия завершения. По окончании проекта разработчики могут быть возвращены в аутстаффинговую компанию или переведены на другие задачи у того же заказчика. Если у клиента появляются новые потребности, есть возможность продолжить сотрудничество, привлекая тех же или новых специалистов.

Как происходит работа

1. Заказчик подает запрос в аутстаффинговую компанию.

2. Подбираются специалисты, подходящие под требования.

3. Клиент утверждает кандидатов.

4. Разработчики начинают работать под руководством клиента, но остаются на удаленной ставке в аутстаффинговой компании.

Как выбрать поставщика аутстаффинговых услуг

Выбор надежного поставщика аутстаффинговых услуг — ключ к успешному сотрудничеству и продуктивной работе. Хороший партнер не только предоставляет квалифицированных специалистов, но и берет на себя все административные вопросы, снижая риски для бизнеса. Вот основные шаги и критерии, которые помогут выбрать подходящего поставщика:

1. Определите свои цели и требования

Перед началом поиска важно понять, какие задачи и компетенции нужны для проекта. Определите:

• Необходимый стек технологий и навыки.

• Количество специалистов.

• Сроки и гибкость по расширению или сокращению команды.

• Уровень необходимой интеграции в ваши бизнес-процессы.

2. Оцените опыт и репутацию компании

Ключевые критерии для оценки опыта и надежности:

• Портфолио. Изучите реализованные проекты, особенно если они связаны с вашей отраслью или похожи по задачам.

• Отраслевые отзывы и рейтинги. Посмотрите рейтинги на таких платформах, как Clutch, GoodFirms, и почитайте отзывы клиентов.

• Возраст компании. Надежные компании, работающие более 5–10 лет, обычно имеют отлаженные процессы и устойчивую репутацию.

3. Убедитесь в наличии нужных специалистов и кадрового резерва

Узнайте, как быстро поставщик сможет подобрать нужных специалистов. Хорошие аутстаффинговые компании:

• Имеют обширную базу кадров.

• Быстро подбирают специалистов разного уровня, включая middle и senior разработчиков.

• Поддерживают гибкий штат, чтобы в случае необходимости оперативно добавить или заменить сотрудника.

4. Оцените процессы управления и мониторинга качества

Убедитесь, что поставщик имеет прозрачные процессы управления и контроля качества. Обратите внимание:

• Как поставщик оценивает квалификацию сотрудников и проводит внутреннее обучение.

• Есть ли у компании стандарты качества, методологии (например, Agile, Scrum) и опыт работы с нужными инструментами.

• Как решаются возможные проблемы, включая пропуски, невыполнение задач, конфликты и технические трудности.

5. Проверьте юридическую сторону и прозрачность условий

Проясните юридические аспекты, чтобы избежать рисков:

• Договорные обязательства. Изучите контракт и убедитесь, что в нем указаны условия работы, оплаты, ответственность за невыполнение сроков и обязательств.

• Конфиденциальность и безопасность. Хороший поставщик должен обеспечивать защиту данных, соблюдение NDA и GDPR (если это требуется).

• Прозрачность оплаты. Уточните стоимость услуг, структуру выплат и возможные дополнительные расходы (например, за сверхурочные часы или замены специалистов).

6. Узнайте о поддержке и обратной связи

Важно, чтобы поставщик был открыт к обратной связи и обеспечивал поддержку:

• Наличие выделенного менеджера, который будет отвечать на вопросы и следить за качеством работы.

• Готовность быстро реагировать на запросы клиента и при необходимости оперативно решать возникшие проблемы.

7. Проведите пробный период

Некоторые компании предлагают тестовый период или пилотный проект. Это хороший способ проверить:

• Насколько команда быстро интегрируется и встраивается в процессы.

• Качество выполнения задач и коммуникации.

• Соблюдение поставленных сроков и способности решать возникающие вопросы.

Как взаимодействовать с аутстаф специалистами

Эффективное взаимодействие и коммуникация с аутстаффинговыми ИТ–специалистами требуют прозрачности, структурированного подхода и применения подходящих инструментов для управления задачами и обмена информацией. Вот рекомендации, которые помогут наладить работу с удаленными сотрудниками и сделать процесс более продуктивным.

Четко формулируйте цели и задачи. Чтобы избежать недопонимания, убедитесь, что специалисты точно знают, какие задачи нужно выполнить, и каковы конечные цели. Полезно давать детальные описания задач и указывать приоритеты. Определите также ожидаемые результаты и метрики успешности.

Назначьте контактное лицо для связи. Хорошо, когда в команде есть человек, ответственный за координацию работы с аутстаффинговыми специалистами. Это контактное лицо отвечает за коммуникацию, помогает решать вопросы и связывает внешних сотрудников с внутренней командой.

Проводите регулярные совещания. Важно устанавливать регулярные встречи для обсуждения прогресса, приоритетов и возможных проблем. Это могут быть ежедневные короткие «стендапы» или еженедельные обзоры. Такие встречи позволяют быстро выявлять вопросы и корректировать курс работы.

Поддерживайте открытость и прозрачность. Аутстаффинговые специалисты должны чувствовать себя частью команды, даже если работают удаленно. Делитесь новостями компании, изменениями в проекте и давайте обратную связь. Это поможет им быть более вовлеченными и понимать стратегию бизнеса.

Оперативно давайте обратную связь. Чтобы работа шла быстрее и качественнее, предоставляйте своевременную и конструктивную обратную связь. Это поможет специалистам оперативно корректировать свои действия и избегать повторяющихся ошибок.

Необходимые инструменты для работы 

Управление задачами и проектами

Для четкого распределения и отслеживания задач удобны следующие инструменты:

• Jira — подходит для управления большими и сложными проектами, особенно при использовании Agile-методологий. Позволяет создавать задачи, настраивать их статусы и следить за прогрессом.

• Trello — простой инструмент для канбан-досок, удобен для небольших команд и проектов. Дает наглядное представление о ходе работ и текущих задачах.

• Asana — позволяет структурировать проекты по этапам и назначать ответственных, полезна для команд разного размера.

Коммуникация и видеосвязь

Для поддержания связи с командой, особенно удаленной, важны инструменты для обмена сообщениями и проведения совещаний:

• Slack — платформа для текстового общения, создает тематические каналы для разных отделов или проектов. Можно использовать для ежедневных обсуждений и оперативного обмена сообщениями.

• Microsoft Teams — хорошо подходит для совещаний и интеграции с продуктами Microsoft. Поддерживает видеозвонки и чат-комнаты.

• Zoom — удобен для видеоконференций и проведения регулярных совещаний с внешними специалистами. Полезен при проведении совещаний с большим количеством участников.

Обмен файлами и документацией

Для совместной работы над документами и хранения данных:

• Google Drive — обеспечивает общий доступ к документам, таблицам и презентациям в режиме реального времени.

• Confluence — система для создания и хранения документации, удобно для описания процессов, инструкций и ведения базы знаний по проекту.

Трекеры времени

Позволяют отслеживать рабочие часы аутстаффинговых специалистов и анализировать, сколько времени уходит на конкретные задачи:

• Toggl — простой и удобный инструмент для учета рабочего времени, помогает следить за продуктивностью.

• Clockify — позволяет отслеживать время, затраченное на конкретные задачи, и создавать отчеты для анализа эффективности.

Инструменты для тестирования и кода

Платформы, помогающие организовать работу над кодом и проверку его качества:

• GitHub — репозиторий для хранения кода и совместной работы над проектом. Включает систему контроля версий и возможность оставлять комментарии к коду.

• GitLab — аналог GitHub с дополнительными инструментами для DevOps. Полезен для работы с CI/CD и управления кодом.

Как бизнесу плавно перейти на аутстаффинг ИТ–специалистов и разработчиков

Переход на аутстаффинг требует тщательного планирования и правильной интеграции внешней команды в уже существующие рабочие процессы. Чтобы этот процесс прошел гладко и без потерь в эффективности, полезно придерживаться следующих рекомендаций.

1. Постепенный переход и параллельная работа с внутренней и аутстаффинговой командами

• Сформируйте план поэтапного перехода. Начните с анализа, какие задачи можно передать на аутстаффинг, и определите, какие из них будут делегированы внешним специалистам сразу, а какие — позднее. Это особенно важно для крупных проектов, где одновременное подключение сразу большой команды может вызвать перебои.

• Постепенное подключение. Внедряйте аутстаффинг постепенно, начиная с одного-двух сотрудников, и наблюдайте, как они встраиваются в работу. На этом этапе можно выявить возможные проблемы в интеграции и корректировать процесс, прежде чем подключать больше специалистов.

• Определите роли и зоны ответственности. Четко разграничьте обязанности между внутренней и внешней командами. Определите, какие задачи будут полностью отданы на аутстаффинг, а за какие по-прежнему отвечает внутренняя команда. Это поможет избежать дублирования работы и ответственности.

• Назначьте внутренних кураторов. Поставьте в пару к каждому аутстаффинговому специалисту сотрудника из внутренней команды, который будет отвечать за передачу знаний и поддержку на первых этапах. Это ускорит процесс адаптации и создаст ощущение командной работы.

2. Планирование и адаптация коммуникационных и рабочих процессов

• Настройка рабочих инструментов. Убедитесь, что у аутстаффинговых специалистов есть доступ ко всем необходимым инструментам и платформам для выполнения задач, например, системы управления задачами, репозитории кода, внутренние базы знаний. Обеспечьте доступы к нужным каналам связи, чтобы внешняя команда не испытывала ограничений.

• Определите каналы и регулярность общения; Назначьте регулярные встречи — ежедневные или еженедельные «стендапы» (короткие совещания), где обсуждаются прогресс и текущие задачи. Поддерживайте связь через корпоративные чаты, такие как Slack или Microsoft Teams, для оперативного обсуждения вопросов.

• Единые стандарты отчетности. Внедрите общий формат отчетности для обеих команд, чтобы обеспечить прозрачность работы и понимание текущего состояния задач. Можно настроить автоматические отчеты или ежедневные обновления о выполненных задачах и возникающих трудностях.

• Контроль качества и регулярные ревью. Проводите регулярные ревью задач, выполненных аутстаффинговыми специалистами, чтобы следить за соблюдением стандартов. Важно, чтобы качество работы и результаты были сопоставимы с тем, что выполняют внутренние сотрудники.

3. Обучение и адаптация аутстаффинговой команды к внутренним стандартам

• Проведите обучение по внутренним процессам и стандартам. Создайте серию обучающих сессий для новых специалистов. На этих встречах объясните корпоративные стандарты, рабочие процессы, систему документооборота и особенности коммуникации. Это может быть как интерактивное обучение, так и вебинары, курсы и видеоматериалы, чтобы у специалистов была возможность пересмотреть материалы.

• Обеспечьте доступ к базе знаний. Поддержите процесс адаптации, предоставив аутстаффинговым специалистам доступ к базе знаний компании. Это могут быть внутренние документы, инструкции, стандарты кода и прочие материалы, которые помогут быстро включиться в работу.

• Определите наставников. Назначьте наставников из внутренней команды, которые будут курировать внешних специалистов. Они помогут решать вопросы и передавать корпоративные знания, ускоряя процесс адаптации.

• Ориентация на культуру компании. Проводите вводные встречи, знакомьте новых специалистов с корпоративной культурой и ценностями. Это поможет аутстаффинговым сотрудникам почувствовать себя частью команды, а не внешними подрядчиками, и увеличит их вовлеченность в проект.

Пример плана внедрения аутстаффинга

Эти шаги и рекомендации помогут сделать переход на аутстаффинг плавным и результативным. Постепенная интеграция, обучение и поддержка, а также четко налаженные процессы коммуникации обеспечат продуктивную и слаженную работу как внутренней, так и внешней команды.

Аутстаффинг в ИТ: главное

Аутстаффинг ИТ–специалистов помогает компаниям гибко привлекать нужные ресурсы без увеличения штата, снижая затраты на найм и администрирование. В отличие от аутсорсинга, аутстаффинг позволяет бизнесу держать контроль над процессом и результатом работы привлеченных сотрудников. Это особенно полезно для компаний, которые сталкиваются с кадровым дефицитом и хотят гибко расширять команды под задачи, оставаясь сфокусированными на своей основной деятельности. Для эффективного перехода на аутстаффинг важно подобрать надежного партнера, четко планировать процессы и внедрять специалистов постепенно, поддерживая их адаптацию и обучение по внутренним стандартам.