Работа по договору Time & Material: в чем суть подхода

Договор Time Material подразумевает оплату услуг, при котором клиент платит за фактически потраченное время и использованные материалы. Например, если нужно выполнить проект, его стоимость будет зависеть от того, сколько часов на него потратит команда и какие ресурсы использует. В статье рассказали, для каких проектов используется Time & Material и почему это выгодно заказчику.

Как формируется стоимость разработки цифрового продукта 

Представьте, что вы строите дом. Вы можете нанять бригаду рабочих, которые будут работать каждый день, и платить им за каждый отработанный час (Time & Material). Можете договориться с бригадой о фиксированной цене за весь дом (Fixed Price). А  можно нанять бригаду на постоянной основе и платить им зарплату каждый месяц, даже если они не работают над домом в данный момент (Retainer).

Давайте разберемся, что означают эти форматы подробнее.

• Time & Material — заказчик платит за час работы каждого специалиста и все использованные материалы. Формат подходит, если клиент не знает точно, сколько времени и ресурсов займет проект, и готов к возможным изменениям

• Fixed Price — заказчик оплачивает заранее оговоренную сумму за весь весь. Цена фиксированная и подходит для проектов с четко определенными требованиями и сроками.

• Retainer — заказчик платит фиксированную сумму за определенный период времени, например, месяц, за работу всей команды подрядчика. Формат подходит для проектов, требующих постоянной поддержки и развития.

Что такое Time & Material 

Time Material — это особый вид договора, который часто используется при создании и разработке сайтов или мобильных приложений. Согласно такому договору, оплата происходит за фактически потраченное время на выполнение работы и за использованные материалы. То есть, вы платите не фиксированную сумму за весь проект сразу, а по мере его выполнения. Нет работы — нет оплаты.

Подрядчик обычно делает предварительную оценку стоимости проекта. Но точная цена станет известна только после его завершения, когда будут подсчитаны все затраты.

Пример. Производитель косметики при помощи агентства разрабатывает мобильное приложение на заказ. Чтобы создать цифровой продукт, подрядчик привлек команду специалистов: проект-менеджера, аналитика, дизайнера, IOS- и Android-разработчиков, бэкендера и тестировщика. Заказчик оплачивает каждый отработанный час каждого сотрудника. Еще мобильному приложению нужен хостинг и CRM-система — это тоже оплачивает клиент.

Для каких проектов подходит Time & Material 

Договор T&M используют, когда проект требует гибкости и невозможно заранее точно определить объем работы или время, необходимое для его выполнения. Такой формат часто выбирают:

• Для сложных и инновационных проектов, где требования могут меняться в процессе работы.

• При разработке программного обеспечения или продукта, когда нужно тестировать разные идеи и вносить изменения по ходу.

• Для долгосрочных проектов, где задачи могут добавляться или изменяться со временем.

• Когда клиент хочет контролировать процесс и оплачивать только за реально выполненную работу.

Time & Material позволяет адаптироваться к изменениям и корректировать бюджет по мере необходимости. 

Почему не всегда подходит Fixed Price

Договор с фиксированной ценой выглядит привлекательно: вы знаете заранее, сколько потратите на проект. Однако, у него есть ряд ограничений, которые делают его подходящим не для всех ситуаций.

Основные причины, по которым Fixed Price может не подойти:

• Непредсказуемые изменения. Если в процессе работы возникают новые требования или задачи, их сложно учесть в рамках фиксированной цены. Любые изменения требуют пересмотра договора, что может замедлить Time to Market цифрового продукта. 

• Ограниченная гибкость. С Fixed Price не получится вносить изменения по ходу работы. Любые корректировки требуют формального согласования и могут увеличить стоимость или сроки.

• Риск для обеих сторон. Подрядчик может заложить дополнительные риски в цену, чтобы покрыть возможные непредвиденные сложности. Это может сделать проект дороже, чем он был бы при более гибком подходе.

• Ограниченные возможности для тестирования и улучшений. Подрядчик может сокращать время на тестирование и доработку, чтобы уложиться в фиксированный бюджет. Это может привести к снижению качества или недостаточной проверке продукта.

Плюсы и минусы подхода Time & Material 

Среди преимуществ:

• Гибкость. Позволяет легко адаптироваться к изменениям в проекте. Если заказчик захочет добавить новые функции или изменить требования, это можно сделать без существенных сложностей.

• Прозрачность. Заказчик всегда знает, за что платит. Он получает подробные отчеты о потраченном времени и использованных ресурсах.

• Контроль над проектом. Заказчик может в любой момент оценить прогресс работы и внести коррективы.

• Мотивация исполнителя. Исполнитель заинтересован в эффективной работе, так как его доход напрямую зависит от потраченного времени.

• Отсутствие рисков для исполнителя. Исполнитель защищен от непредвиденных обстоятельств, которые могут возникнуть в ходе проекта.

Среди недостатков: 

• Непредсказуемость бюджета. Окончательная стоимость проекта может значительно отличаться от первоначальной оценки, особенно если проект сложный и требует частых изменений.

• Возможность затягивания сроков. Исполнитель может быть заинтересован в затягивании проекта, чтобы увеличить свою прибыль.

• Сложность планирования. Заказчику может быть сложно планировать бюджет и сроки проекта, если точная стоимость неизвестна заранее.

• Необходимость постоянного контроля. Заказчику необходимо постоянно контролировать ход работы,чтобы убедиться в ее эффективности.

Как защититься от завышения стоимости при договоре Time & Material

Договор Time & Material предоставляет гибкость в процессе разработки, но одновременно таит в себе риск завышения стоимости. Чтобы минимизировать его, необходимо предпринять ряд мер.

1. Четкое техническое задание

• Чем детальнее будет описано, что именно нужно сделать, тем меньше возможностей для интерпретаций и дополнительных работ.

• Разбейте проект на четкие этапы с промежуточными результатами. Это позволит контролировать процесс и своевременно выявлять отклонения.

2. Прозрачная система учета времени

• Требуйте от исполнителя подробных отчетов о затраченном времени на каждую задачу.

• Используйте специальные программы для отслеживания времени и прогресса: Jira, Asana.

• Проводите регулярные встречи для обсуждения прогресса и решения возникающих вопросов.

3. Четкие критерии приемки

• Заранее определите четкие критерии приемки каждого этапа проекта и зафиксируйте их в техническом задании.

• Фиксируйте результаты каждого этапа в виде документации, чтобы избежать споров в будущем.

4. Юридическая защита

• Проконсультируйтесь с юристом при составлении договора, чтобы защитить свои интересы.

• Пропишите в договоре штрафные санкции за несоблюдение сроков или некачественное выполнение работ.

5. Выбор надежного партнера

• Изучите репутацию исполнителя на рынке.

• Попросите рекомендации у других клиентов.

• Ознакомьтесь с портфолио исполнителя.

Time & Material предполагает определенную степень доверия к исполнителю. Однако, соблюдая вышеперечисленные рекомендации, вы сможете минимизировать риски и получить качественный результат.

Главное про Time & Material

• T&M — это это тип договора, где оплата за работу производится исходя из фактически потраченного времени и стоимости использованных материалов.

• Time & Material выбирают для проектов, в которых требования могут меняться в процессе работы, и продуктов, в которых задачи могут добавляться или изменяться со временем.

• T&M выбирают за гибкость и прозрачность, но есть и обратная сторона: непредсказуемость бюджета, возможность затягивания сроков.

• Чтобы себя обезопасить, необходимо разработать детальное техническое задание, составить грамотный договор, регулярно отслеживать прогресс.

• T&M – это гибкий и прозрачный подход, но требует тщательного контроля с вашей стороны. Если вы готовы к некоторой неопределенности в бюджете и готовы активно участвовать в процессе разработки, то этот тип договора может быть для вас подходящим.